Ein gewachsenes ERP-System übernehmen und gesundpflegen

Ausgangslage

Eine gemeinnützige Einrichtung in Wien betreibt ihre gesamte Verwaltung – Kontakte, Spenden, Bestellungen, Buchhaltung – über eine individuell entwickelte Software. Das System war über Jahre von wechselnden Händen gewachsen. Als wir es übernahmen, lief es zwar, aber niemand hatte mehr den vollen Überblick: Jede Änderung war ein Risiko, die Datenbank wurde Jahr für Jahr träger, und an manchen Stellen ahnte man, dass „da etwas nicht sauber ist" – ohne genau zu wissen, was.

Eine typische Situation: Die IT funktioniert noch, aber sie ist zur Blackbox geworden.

Was wir vorfanden

Bei der systematischen Bestandsaufnahme zeigten sich gleich mehrere Baustellen:

• Eine Datenbank, halb voll mit Ballast. Hochgeladene Belege wurden direkt in der Datenbank gespeichert – und dabei in ein Format umkodiert, das jede Datei um rund ein Drittel aufbläht. Ergebnis: Die Belege allein machten die Hälfte der gesamten Datenbank aus. Das verlangsamte den Betrieb und machte jedes Backup unnötig groß und langsam.
• Ein schlummernder Importfehler. Der automatische Import der Bank-Kontoauszüge brach bei bestimmten Sammelbuchungen mit einer nichtssagenden Fehlermeldung ab – ein Fehler, der nur unter bestimmten Umständen auftrat und entsprechend schwer zu fassen war.
• Ein rechtliches Risiko, gut versteckt. Geplant war eine Funktion, die alte personenbezogene Daten nach Ablauf bestimmter Fristen automatisch löscht – im Sinne des Datenschutzes durchaus gut gemeint.

Vorgehen

Wir sanieren solche Systeme nicht mit dem Vorschlaghammer, sondern Schicht für Schicht – immer im laufenden Betrieb, immer nachvollziehbar dokumentiert.

• Belege ausgelagert und verschlankt. Die Dateien wandern aus der Datenbank ins Dateisystem; Scans werden dabei in ein platzsparendes Format überführt. Wir haben das Einsparpotenzial vorab an den echten Daten gemessen statt geschätzt – und so belegt, dass sich die Bilddaten auf einen Bruchteil reduzieren lassen, ohne dass die Belege an Lesbarkeit verlieren.
• Den Importfehler an der Wurzel behoben und das Einlesen so umgebaut, dass fehlerhafte Dateien künftig eine klare, verständliche Meldung erzeugen statt eines Absturzes.
• Das Lösch-Feature gestoppt – bevor es Schaden anrichtete. Hier kommt unsere Stärke ins Spiel: Wir denken IT-Entscheidungen mit ihren rechtlichen Folgen zusammen. Eine Prüfung ergab, dass die geplante Löschung gegen die gesetzliche 7-Jahres-Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO) verstoßen hätte – buchhaltungsrelevante Daten wären zu früh vernichtet worden. Statt blind umzusetzen, haben wir das Feature neu konzipiert: eine einheitliche, rechtskonforme Aufbewahrungsfrist und ein Verfahren, das zunächst nur anzeigt, wen eine Löschung treffen würde – Vertrauen aufbauen, bevor unwiderruflich gelöscht wird.

Ergebnis

• Datenbank um rund die Hälfte verkleinert. Die Belege wanderten ins Dateisystem und wurden dabei verlustarm komprimiert – auf einen Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe, ohne Einbußen bei der Lesbarkeit. Das Ergebnis: spürbar schnellere Abläufe und deutlich kleinere, schnellere Backups.
• Ein latenter Fehler im Zahlungsimport dauerhaft beseitigt – inklusive verständlicher Fehlermeldungen, falls künftig einmal eine fehlerhafte Datei kommt.
• Die Codebasis massiv verschlankt. Über Jahre angesammelter, ungenutzter und mehrfach vorhandener Code wurde systematisch abgebaut – die Software ist heute nur noch ein Bruchteil ihres früheren Umfangs. Weniger Code heißt: weniger Fehlerquellen, schnellere Anpassungen und ein System, das auch ein neuer Entwickler in Wochen statt Monaten versteht.
• Support-Prozesse strukturiert. Anfragen und Änderungswünsche laufen heute über ein Ticketsystem statt über Zuruf – nachvollziehbar für beide Seiten, nichts geht mehr verloren.
• Ein rechtliches Risiko abgewendet, das ohne den Blick fürs große Ganze unbemerkt geblieben wäre.
• Vor allem: ein System, das wieder verstanden ist – dokumentiert, wartbar und Stück für Stück von Altlasten befreit.

„Wir haben jahrelang mit der Sorge gelebt, dass uns die Software eines Tages um die Ohren fliegt und niemand mehr helfen kann. Heute verstehen wir wieder, was unser System tut – und Änderungen, vor denen wir uns früher gefürchtet haben, sind einfach normale Arbeitsschritte geworden."

— Leitung einer gemeinnützigen Einrichtung, Wien